Analiza de nevoi în ceea ce priveşte capacităţile manageriale ale administraţiei publice locale din România şi formarea postuniversitară
I. Scopul cercetării
Scopul prezentei cercetări constă în identificarea nevoilor reale de instruire postuniversitară ale personalului ce ocupă funcţii de conducere din administraţia publică locală în vederea îmbunătăţirii performanţelor manageriale ale acestora.
În vederea fundamentării ştiinţifice a dezvoltării unui program postuniversitar performant în mangementul adiminstraţiei publice pentru personalul ce ocupă funcţii de conducere în cadrul administraţiei publice locale, există trei dimensiuni esenţiale pe care ne propunem să le investigăm: capacitatea managerială, formarea profesională şi profilul unui program de studii post-universitar.
II. Prevederile proiectului
Activitatea nr. 5 Efectuarea studiului/analizei de nevoi în ceea ce priveşte capacităţile manageriale ale administraţiei publice locale din România şi nevoile de formare postuniversitară.
Subactivităţi:
- Stabilirea eşantionului de instituţii pe care urmează a se efectua evaluarea/cercetarea (care instituţii şi unităţi subordonate, câte chestionare, la cine vor fi aplicate etc.)
- Elaborarea instrumentelor de cercetare (ghiduri de interviu, chestionare, focus-grupuri)
- Efectuarea cercetării: organizarea unei sesiuni regionale de prezentare a instrumentulor de colectare a informaţiilor (cu participarea personalului ce îndeplineşte condiţiile legale pentru ocuparea unei funcţii de conducere în cadrul administraţiei locale şi a unităţilor subordonate), organizarea unor focus-grupuri (6), organizarea unor interviuri (36 – câte 6 în fiecare judeţ) aplicarea de chestionare.
Evaluarea are drept scop identificarea nevoilor reale de instruire postuniversitară ale personalului ce ocupă funcţii de conducere din administraţia publică locală în vederea îmbunătăţirii performanţelor manageriale ale acestora.
III. Realizarea cercetării
Metodologie
Pentru a realiza o evaluare a capacităţilor manageriale ale administraţiei publice locale din România şi a nevoilor de formare postuniversitară au fost utilizate două metode de cercetare: interviul şi ancheta sociologică. Am organizat atât interviuri de grup (6), cât şi interviuri individuale (36 – câte 6 în fiecare judeţ). Variabila care a stat la baza selecţiei indivizilor pentru interviul individual şi pentru interviul de grup a fost: calitatea de funcţionar public de conducere sau de funcţionar public care îndeplineşte condiţiile de studii şi vechime pentru a ocupa o funcţie de conducere. Instrumentul de cercetare-ghidul de interviu individual este ataşat în Anexa 1. Prin aplicarea interviului de grup s-a urmărit, pe de o parte, verificarea informaţiilor obţinute prin interviul individual, iar pe de altă parte, obţinerea unor date noi, ca urmare a interacţiunii subiecţilor participanţi la focus grup. Ghidul de interviu utilizat pentru focus grup este foarte asemănător cu cel utilizat pentru interviul individual şi poate fi consultat în Anexa 2.
Pentru completarea informaţiei obţinute pe baza interviului, s-a aplicat şi o anchetă sociologică. Instrumentul de cercetare este chestionarul (Anexa 3).
Chestionarele au fost trimise astfel:
- Spre Primării
- Spre Direcţiile Generale ale Finanţelor Publice (6)
- Spre Direcţii de Muncă şi Protecţie Socială
- Spre Prefecturi
- Spre Consilii Judeţene
Instituţiile şi adresele exacte sunt cuprinse în listele adiţionale. Către fiecare instituţie vor fi trimise un anumit număr de chestionare. Stabilirea numărului de chestionare se va face astfel:
Numărul compartimentelor din organigramă *2= nr. de chestionare
Fiecărui compartiment îi va reveni astfel un număr de 2 chestionare. Unul dintre acestea va fi completat de şeful compartimentului, iar celălalt de un angajat al compartimentului care îndeplineşte condiţiile de vechime şi studii pentru a ocupa o funcţie de conducere şi are data naşterii cel mai aproape de 1 Mai.
IV. Concluzii
Se impune să menţionăm că datele obţinute prin cercetarea calitativă confirmă aspectele relevate prin cercetarea cantitativă. Având în vedere atât cercetarea calitativă, cât şi cea cantitativă, putem afirma următoarele aspecte relevante vis-a-vis de scopul cercetării şi de cele trei dimensiuni ale investigaţiei.
Întrebările au detaliat trei dimensiuni distincte care considerăm că sunt importante în legătură cu formarea continuă a funcţionarilor care deţin funcţii de conducere în administraţia publică locală.
Prima dimensiune se referă la capacitatea managerială – cum este definită, evaluată şi mai ales cum ar putea fi îmbunătăţită prin intermediul unor programe de formare. S-a putut observa că majoritatea celor intervievaţi au oferit definiţii corecte şi detaliate ale capacităţii manageriale. Mulţi funcţionari şi-au amintit chiar definiţii din literatura de specialitate, afirmând chiar în cadrul interviurilor de grup că au rămas cu cunoştinţe semnificative ca urmare a participării la programe de master şi cursuri post-universitare de scurtă durată. Dintre cuvintele cheie folosite de funcţionari amintim: conducere, planificare strategică, evaluare, coordonare, leadership, atingerea misiunii şi obiectivelor organizaţiei, managementul resurselor umane, etc. Atunci când au fost rugaţi să evalueze capacitatea managerială la nivelul instituţiei în care lucrează, majoritatea au afirmat că ea este bună sau foarte bună. Totuşi, există numeroase cercetări care arată că atât cetăţenii cât şi funcţionarii au nemulţumiri faţă de modul în care funcţionează instituţiile administrative. În cadrul interviurilor de grup, funcţionarii au răspuns mai nuanţat. Mulţi au afirmat că în general şefii de servicii sunt oameni competenţi dar, cu toate acestea, apar disfuncţionalităţi datorită unor constrângeri pe care nu le pot controla: mediu politizat, lipsa resurselor financiare, cadru legislativ rigid. S-a mai afirmat de asemenea că există diferenţe semnificative între diferite instituţii publice în privinţa capacităţii manageriale sau chiar în interiorul aceleiaşi instituţii între diferite servicii/direcţii. În cadrul interviurilor de grup au existat câţiva funcţionari care au afirmat că nu pot să evalueze capacitatea managerială a instituţiei din care provin ca fiind slabă pentru că ar însemna să se descalifice pe ei ca şefi/lideri. S-au exprimat şi păreri de genul – „aceasta e o problemă care trebuie rezolvată în interiorul instituţiei” sau „nu ar trebui făcute publice astfel de evaluări”. Principalele aspecte care pot caracteriza capacitatea/abilitatea managerială din cadrul instituţiilor publice din regiunea Nord-Vest a României au fost grupate în cadrul chestionarului aplicat într-un set de 29 de afirmaţii vis-a-vis de care indivizii puteau să evalueze componentele capacităţii manageriale în instituţia în care activează (Estimaţi existenţa următoarelor capacităţi/abilităţi manageriale în instituţia din care faceţi parte, prin acordarea unei note de la 1 la 10 (1=total absentă, 10= existentă într-o măsură foarte ridicată; 99=nu ştiu/nu răspund).
În acest sens, peste 50% din totalul celor intervievaţi sunt de părere că atât capacităţile, cât şi abilităţile menţionate se regăsesc la nivelul instituţiilor investigate într-o măsură mare şi foarte mare(nivelul 8, 9, 10).
S-a remarcat în majoritatea cazurilor, datorită interviurilor aplicate, că se face confuzie între abilităţi, competenţe şi cunoştinţe. În cadrul interviurilor funcţionari au afirmat că graniţa între competenţe şi abilităţi este una foarte fină şi greu de surprins într-o simplă enumerare. S-a putut remarca insistenţa cu care funcţionarii au menţionat responsabilitatea, simţul etic şi non-coruptibilitatea ca abilităţi/competenţe esenţiale. Este interesant de văzut modul în care funcţionarii insistă asupra acestei teme care se regăseşte la nivelul discursului din mass-media, în contextul în care există o percepţie ridicată la nivelul populaţiei că instituţiile statului sunt corupte.
Cea de a doua dimensiune se referă la formarea profesională continuă pentru cei care deţin funcţii de conducere. În ceea ce priveşte tipul de cursuri urmate în ultimii ani, funcţionarii sau instituţiile din care aceştia fac parte par să prefere cursurile de scurtă durată, specializate pe un domeniu care este în strânsă legătură cu domeniul în care funcţionarii activează. Acest lucru este întărit şi de faptul că în multe situaţii funcţionarii au urmat în paralel un program de master de doi ani şi cursuri postuniversitare de scurtă durată. Domeniile în care funcţionarii au urmat cursuri sunt extrem de variate, existând însă câteva constante: cursurile de operare PC (ECDL), cursuri de limbi străine, comunicare şi PR, finanţe/contabilitate, resurse umane, drept şi legislaţie, managementul proiectelor, achiziţii publice, etc. Apar de foarte multe ori domenii extrem de specializate care sunt greu de încadrat într-o categorie mai generală. S-a putut observa şi faptul că funcţionarii nu definesc întotdeauna corect domeniul de studiu. Au existat situaţii în care au spus achiziţii publice sau comunicare, pentru ca apoi în cadrul interviurilor de grup să reiasă că era vorba de fapt despre legislaţie în aceste domenii, ceea ce este oarecum diferit dacă vorbim despre structurarea unui curriculum.
Se observă similarităţi între tipul şi numărul de cursuri urmate de funcţionarii intervievaţi în funcţie de instituţia în care lucrează, ceea ce ne poate conduce la concluzia că există la nivelul unora dintre instituţii o politică în ceea ce priveşte activitatea de formare şi perfecţionare a funcţionarilor publici.
Toţi funcţionarii intervievaţi afirmă că aplică în mare măsură în practică cunoştinţele şi abilităţile dobândite. În cadrul interviurilor de grup moderatorii au menţionat cursurile foarte scurte, de două sau trei zile ţinute în locaţii atrăgătoare din punct de vedere turistic. Funcţionarii au afirmat că în situaţiile când cursurile nu au o calitate foarte bună pentru ei este de mare folos interacţiunea cu alţi colegi din ţară din instituţii similare. Faptul că pot discuta cu colegii lor despre problemele cu care se confruntă este benefic, oferindu-le uneori soluţii creative.
În ceea ce priveşte dorinţa de a participa la noi cursuri de formare în viitor, funcţionarii sunt împărţiţi în două mari grupuri. Cei care consideră că o funcţie de conducere necesită formare continuă şi perfecţionare pe tot parcursul carierei – aceştia afirmă că ar dori să urmeze cursuri postuniversitate de scurtă durată pe domeniul profesiei lor sau în domeniul managementului. Cei care consideră că formarea profesională se încheie odată cu îndeplinirea cerinţelor stabilite de lege pentru ocuparea unei funcţii de conducere – aceştia nu doresc în mod neapărat să mai urmeze astfel de programe în viitorul apropiat.
Cea de a treia dimensiune se referă la profilul unui program de studii post-universitar pentru funcţionarii care deţin funcţii de conducere. Întrebările au încercat să determine structura ideală a programei de studiu, durata optimă, forma de învăţământ, costurile, etc. În general, şi vis-a-vis de această dimensiune cercetarea calitativă confirmă datele furnizate prin cercetarea cantitativă.
În ceea ce priveşte cursurile care nu ar trebui să lipsească, în cadrul interviurilor, sugestiile au fost destul de variate depinzând de situaţia specifică a fiecărui intervievat. S-au regăsit însă câteva constante: economie/finanţe/contabilitate, legislaţie/drept administrativ, comunicare şi PR, management, resurse umane etc. În cadrul interviurilor de grup s-a putut observa că funcţionarii nu au o viziune foarte clară asupra modului în care aceste domenii ar trebui să se îmbine sau care este ponderea fiecărui domeniu în cadrul programei.
Din ancheta sociologică reies, în plus, următoarele: 55,1% din totalul celor chestionaţi sunt de părere într-un program postuniversitar accentul trebuie pus pe pregătirea practică şi nu pe cea teoretică. Pe baza mediilor răspunsurilor la întrebările legate de importanţa diferitelor capacităţi/abilităţi pe care un conducător dintr-o instituţie publică trebuie să o deţină, putem concluziona că cele mai importante abilităţi pe care un funcţionar public ar trebui să le deţină privesc:
- Analiza perspectivelor şi metodelor de dezvoltare comunitară;
- Înţelegerea şi aplicarea unor norme şi proceduri privind desfăşurarea auditului intern;
- Înţelegerea şi interpretarea textelor legale;
- Capacitatea de a implementa un proiect;
- Capacitatea de a analiza modalităţile de combatere a comportamentelor neetice şi a corupţiei în administraţia publică;
- Dezvoltarea unor strategii de planificare, selectare, evaluare, motivare şi formare a personalului;
- Capacitatea de a participa la elaborarea unei strategii de dezvoltare locală/urbanism.
În opinia funcţionarilor intervievaţi, toate materiile la care se referă întrebările N31-N68 (din chestionar-Anexa 3), sunt importante şi utile pentru munca unui funcţionar cu funcţie de conducere (sau pentru creşterea capacităţii manageriale), şi prin urmare propuse a fi incluse într-un program postuniversitar de formare.
Având în vedere faptul că un program postuniversitar de formare eficient şi eficace ar trebui să se axeze pe 8-10 materii importante, în urma prelucrării datelor sondajului putem concluziona faptul că un program postuniversitar de formare pentru funcţionarii publici axat pe creşterea şi dezvoltarea capacităţii manageriale ar trebui să includă următoarele cursuri:
1. Bugete locale
2. Leadership în organizaţii publice
3. Analiza politicilor publice
4. Etica în administraţie publică
5. Management financiar
6. Managementul proiectelor
7. Managementul resurselor umane
8. Economie şi finanţe publice
9. Management public
10. Monitorizarea şi evaluarea programelor, proiectelor şi activităţilor.
Prin urmare, legat de evidenţierea principalelor domenii de studii pentru un program postuniversitar de formare, în urma prelucrării datelor sondajului, putem afirma că principalele 3 domenii de studii ar trebui să se axeze pe următoarele: (1) Economie şi finanţe publice; (2) Administraţie publică; (3) Management.
În ceea ce priveşte durata optimă, aceasta este cuprinsă între şase luni şi un an. Funcţionarii au afirmat că acele cursuri care depăşesc ca durată un an nu sunt stimulative pentru ei deoarece presupun un angajament pe termen lung care uneori îi face să nu poată accepta alte oferte de formare care apar ulterior.
În ceea ce priveşte modul de a afla despre un nou program, majoritatea funcţionarilor au menţionat două metode – internetul şi compartimentul de resurse umane care primeşte oferta de formare şi o distribuie apoi angajaţilor prin anunţuri la afişier, note interne, fluturaşi, etc. În cadrul interviurilor de grup funcţionarii au afirmat că internetul rămâne cea mai bună metodă. Au fost funcţionari care au spus că uneori departamentul de resurse umane nu anunţă funcţionarii despre posibilele programe de formare de teamă ca aceştia să nu ceară instituţiei să suporte costurile aferente formării.
În ceea ce priveşte costurile aferente formării, majoritatea funcţionarilor au spus că ele ar trebui suportate de instituţie. Argumentul oferit de mulţi dintre cei intervievaţi a fost că dacă instituţia doreşte să aibă angajaţi performanţi şi instruiţi, atunci ea trebuie să plătească. Foarte puţini funcţionari au văzut formarea profesională ca pe o responsabilitate partajată între angajat şi angajator. Cazurile în care funcţionarii au răspuns că ar fi de acord cu coplata costurilor de formare au fost reduse ca număr. În cadrul interviurilor de grup funcţionarii au mai afirmat că la nivelul instituţiilor publice trimiterea la cursurile de formare nu este folosită ca un instrument de motivare a funcţionarilor. De multe ori ei sunt trimişi în bloc, indiferent de performanţele profesionale.
Un ultim aspect legat de profilul ideal al unui program post-universitar s-a referit la forma de învăţământ. Contrar aşteptărilor, în numeroase cazuri funcţionarii au spus că ar prefera un program la zi, argumentul oferit fiind calitatea sporită a interacţiunii cu cei care predau, posibilitatea de a pune întrebări şi de a-şi clarifica anumite concepte, etc. În cadrul interviurilor de grup a reieşit însă o altă motivaţie. Mulţi funcţionari au spus că o diplomă la zi le oferă o credibilitate/legitimitate mai mare. Au fost funcţionari care au afirmat că prin cursurile la zi se deosebesc de toate universităţile neacreditate/particulare care nu le inspiră încredere şi care ar putea să nu mai fie recunoscute în viitor. A devenit astfel evident că şi cei care afirmă că vor cursuri la zi sunt interesaţi de fapt de cursuri modulare, ţinute la sfârşit de săptămână, care să le permită să îşi continue activitatea profesională.
Echipa de cercetare:
dr. Raluca Antonie – expert coordonator
dr. Bogdana Neamțu – expert
dr. Horea Raboca – expert
Click aici pentru a citi tot studiul: Studiu privind analiza capacității manageriale
Click aici pentru o prezentare a rezultatelor studiului